Đăng: 08:50 06-11-2014 | Tác giả: | Nguồn:
– Chuẩn bị kiểm tra;
– Thực hiện kiểm tra;
– Kết thúc kiểm tra.
I. CHUẨN BỊ KIỂM TRA
1. Thu thập thông tin
Là cơ sở quan trọng để quyết định nội dung và kế hoạch kiểm tra vì vậy khi thu thập cần nắm toàn diện các thông tin có liên quan đến mục đích, yêu cầu, đối tượng và nội dung cần kiểm tra.
– Tổ chức thu thập thông tin có liên quan đến đối tượng kiểm tra.
– Nguồn thông tin: từ các báo cáo, phản ánh của các cơ quan, cá nhân, đơn thư khiếu nại, tố cáo, từ các cơ quan quản lý có liên quan…
2. Lập kế hoạch kiểm tra
Hàng năm căn cứ Điều lệ Công đoàn Việt Nam, vào các chương trình công tác của Ủy ban kiểm tra công đoàn cấp trên, định hướng chủ trưởng của Ban Chấp hành công đoàn cùng cấp về công tác kiểm tra, thực trạng tình hình quản lý tài chính cấp mình để Ủy ban kiểm tra xây dựng kế hoạch kiểm tra tài chính đồng cấp, kiểm tra cấp dưới. Kế hoạch kiểm tra bao gồm các nội dung cơ bản sau:
– Mục đích yêu cầu kiểm tra
– Nội dung kiểm tra: xác định nội dung cần kiểm tra
– Danh sách đơn vị được kiểm tra
– Phạm vi kiểm tra
– Phương pháp kiểm tra
– Thời hạn kiểm tra, thời kỳ kiểm tra
– Bố trí nhân sự: Trưởng đoàn, phó đoàn, các thành viên đoàn kiểm tra
Công tác kiểm tra tài chính đồng cấp được tiến hành mỗi năm 1 lần sau khi Ban Thường vụ công đoàn cùng cấp hoàn thành báo cáo quyết toán thu, chi tài chính năm (kiểm tra về việc quản lý, sử dụng tài chính, tai sản (cấp dưới trực tiếp, các dơn vi trực thuộc)
3. Nội dung kiểm tra
– Kiểm tra việc thực hiện theo văn bản pháp quy, quy định về quản lý, sử dụng tài chính của Nhà nước, của Tổng Liên đoàn.
– Kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán của Nhà nước và Tổng Liên đoàn
– Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ngân sách, nội dung thu, chi, phân phối và quản lý, sử dụng ngân sách công đoàn.
Qua kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, kiến nghị các biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý, sử dụng tài chính đúng mục đích – tiết kiệm – hiệu quả.
– Kiểm tra hoạt động của các đơn vị hoạt động kinh tế, đơn vị sự nghiệp, sự nghiệp có thu, các dự án, các khoản thu hỗ trợ, tài trợ, thu khác…
– Kiểm tra việc trích lập và sử dụng các quỹ do công đoàn quản lý và tham gia quản lý theo quy định của Tổng Liên đoàn và của Nhà nước…
– Kiểm tra việc quản lý, sử dụng TSCĐ.
4. Chuẩn bị lực lượng kiểm tra
Sau khi xây dựng nội dung kiểm tra, căn cứ vào yêu cầu cuộc kiểm tra để chuẩn bị lực lượng kiểm tra. Trước hết là cán bộ của Ủy ban kiểm tra gồm các Ủy viên Ủy Ban kiểm tra và cán bộ kiểm tra, khi cần thiết đề nghị với Ban Thường vụ trưng dụng cán bộ các ban tại cơ quan hoặc công tác viên có kiến thức, năng lực, am hiểu tài chính tham gia Đoàn kiểm tra.
5. Ra quyết định kiểm tra
Quyết định kiểm tra do Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm ký ban hành. Nội dung quyết định kiểm tra (hoặc thông báo) bao gồm:
– Căn cứ pháp lý đề kiểm tra;
– Nội dung kiểm tra, phạm vi, đối tượng, nhiệm vụ kiểm tra;
– Trường đoàn và các thành viên đoàn kiểm tra;
– Thời ký, thời hạn kiểm tra: tùy theo tính chất, nội dung vấn đề cần kiểm tra để quy định thời gian kiểm tra cho phù hợp. Mỗi lần kiểm tra không quá 30 ngày, khi cần thiết có thể gia hạn thêm thời gian kiểm tra; thời gian gia hạn không quá 45 ngày; thời gian kiểm tra được tính từ ngày công bố quyết định kiểm tra.
Gửi quyết định kiểm tra đến đối tượng được kiểm tra trước 10 ngày (trừ trường hợp kiểm tra dột xuất).
6. Chuẩn bị triển khai kiểm tra
- Thông báo kế hoạch kiểm tra và yêu cầu đối tượng được kiểm tra chuẩn bị những công việc có liên quan tới buổi công bố quyết định kiểm tra: nội dung, biểu mẫu, báo cáo, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự họp công bố quyết định kiểm tra.
– Họp Đoàn kiểm tra, chuẩn bị các điều kiện cần thiết quán triệt kế hoạch kiểm tra đã được phê duyệt, biện pháp cụ thể để tiến hành, chuẩn bị văn bản quy định về chế độ chính sách, tiêu chuẩn, định mức liên nội dung kiểm tra. Các thành viên trong đoàn xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết của mình về nội dung công việc, phương pháp tiến hành, thời gian thực hiện.
II. THỰC HIỆN KIỂM TRA
1. Công bố quyết định kiểm tra
- Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày ký quyết định kiểm tra, Trường đoàn kiểm tra có trách công bố quyết định kiểm tra đối với đối tượng được kiểm tra: nội dụng quyết định, mục đích, yêu cầu, chương trình, kế hoạch kiểm tra.
- Ban thường vụ công đoàn được kiểm tra (hoặc Thủ trưởng đơn vị được kiểm tra) báo cáo bằng văn bản về những nội dung theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra.
- Căn cứ tình hình thực tiễn của cuộc kiểm tra, biên bản được ký giữa Trưởng đoàn kiểm tra và Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng kiểm tra.
2. Thực hiện kiểm tra
2.1. Thu nhập thông tin, tài liệu
- Yêu cầu đối tượng được kiểm tra cung cấp đầy đủ các tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra. Tài liệu bao gồm: báo cáo quyết toán, các báo cáo thu chi tài chính, sổ sách, biểu mẫu, chứng từu kế toán, báo cáo tổng kết, phân tích đánh giá, kết luận cua các cơ quan, kết quả hoạt động của tổ chức đơn vị trực thuộc, cá văn bản quy định về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và các tài liệu khác có liên quan (lập phiếu yêu cầu bằng văn bản có ký nhận, xác minh ghi rõ tên tài liệu, thời gian, địa điểm cung cấp; lập văn bản yêu cầu đối tượng kiểm tra tổng hợp, thống kê tình hình, số liệu về thu, chi tài chính và các sự việc, hiện tượng cần thiết theo nội dung kiểm tra).
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và báo cáo do đối tượng được kiểm tra cung cấp. Đoàn kiểm tra có trách nhiệm kiển đếm, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu đúng mục đích, không để thất lạc tài liệu. Trong trường hợp cần có thể niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm tra (việc niêm phong, mở niêm phong thực hiện theo quy định của pháp luật).
2.2. Tiến hành nghiên cứu, phân tích, xử lý thông tin và số liệu để phát hiện những vấn đề mâu thuẫn, nhận định những việc làm đúng, những sai phạm, những sơ hở, bất cập của cơ chế, chính sách, chế độ; làm rõ bản chất, nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
- Phân tích các báo cáo, tài liệu thu thập được để nhận diện vấn đề, sự việc.
- Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp với báo cáo tài chính; đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp; đối chiếu giữa chứng tư kế toán với việc phản ánh trên sổ kế toán.
- Kiểm tra, xác minh tính hợp pháp, hơpk lý của chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan. Xác định sự phù hợp về trình tự thủ tục của chứng từ kê stoán và những quy định về trình tự, thủ tục, của các hoạt động kinh tế – xã hội.
- Kiểm tra, xác định tính trung thực của chứng từ, tài liệu: Xem xét, đối chiếu khối lượng công việc theo chứng từ với khối lượng công việc thực hiện; xem xét, đối chiếu việc thực hiện chế độ, tiêu chuẩn, định mức đã áp dụng thanh toán so với quy định chung củ Nhà nước và Tổng Liên đoàn.
- Trong quá trình kiểm tra phat hiện chiếm đoạt, chiếm dụng, sử dụng trái phép tài sản, công quỹ; có hành vi đang hoạc sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân thì Trưởng đoàn kiểm tra ra quyết định kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ hành vi sai trái hoặc báo người có thẩm quyền quyết định. Việc kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.3. Ký bản xác nhận hoặc biên bản làm việc về tình hình, số liệu theo từng nội dung, sự việc dự kiến kết luận với đối tượng kiểm tra.
2.4. Đối chiếu tình hình, số liệu đã ký xác nhận, đã thu thập được với chính sachs, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và diễn biến thực tế, đưa ra dự kiến kết luận về sự việc được phát hiện.
2.5. Củng cố chứng từ, cơ sở pháp để kết luận đúng, sai, nguyên nhân sai phạm và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
2.5.1. Yêu cầu giải trình
Đối với những sự việc, tài liệu phán ánh chưa rõ, chưa đủ cơ sở kết luận, Đoàn kiểm tra chuẩn biị chi tiết nọi dung yêu cầu đối tượng kiểm tra giải trình bằng văn bản (có chữ ký của người giải trình).
2.5.2. Đối thoại, chất vấn
Trường hợp giải trình của đối tượng chưa rõ, tiến hành tổ chức đối thoại, chất vấn đối tượng được kiểm tra để làm rõ thêm đúng, sai về nội dung và trách nhiệm của tập thể, cá nhân. Người tổ chức đối thoại, chất vấn phải chuẩn bị chi tiết nội dung đối thoại, câu hỏi chất vấn: câu hỏi có trọng tâm, trọng điểm để đối tượng trả lời. Người tiến hành đối thoại, chất vấn phải chủ động, tập trung vào nội dung chủ định, không đi vào nội dung, sự việc không liên quan.
Kết thúc đối thoại, chất vấn lập biên bản, ghi đầy đủ, chính xác những sự việc hai bên đã trao đổi; trường hợp cần thiết thì ghi âm lại toàn bộ cuộc đối thoại, chất vấn.
2.5.3. Kiểm tra, xác minh
Những chứng cứ và giải trình của đối tượng kiểm tra chưa rõ, thành viên Đoàn kiểm tra kịp thời báo cáo Trưởng đoàn để kiểm tra, xác minh.
Trước khi thực hiện kiểm tra, xác minh phải lập kế hoạch cụ thể. Kết quả việc kiểm tra, xác minh được lập biên bản kèm theo đầy đủ tài liệu chứng minh.
2.5.4. Làm việc với cơ quan quản lý có liên quan
Làm việc với cơ quan chủ quản về những sự việc liên quan đến chỉ đạo, quyết định của cấp trên.
Làm việc với các cơ quan ban hành chính sách, chế độ có liên quan đến những sự việc dự kiến kết luận mà chính sách, chế độ chưa quy định hoặc quy định chưa rõ.
Kết thúc làm việc phải lập biên bản, trường hợp không đến làm việc trực tiếp thì có yêu cầu bằng văn bản.
2.5.5. Làm việc với cán bộ, cá nhân có liên quan
Trường hợp có nhiều cán bộ, CNVCLĐ phán ánh sự việc liên quan đến nội dung kiểm tra, Trường đoàn kiểm tra nghiên cứu, đề xuất, báo cao người ra quyết định kiểm tra có kế hoạch nghe ý kiến phản ánh của cán bộ, CNVCLĐ trọng phạm vị đơn vị được kiểm tra; ý kiến của cán bộ, CNVCLĐ được ghi chép đầy đủ.
2.6. Trưng cầu giám định
Đối với những vấn đề chuyên môn, kỹ năng của các ngành nghề liên quan đến kết luận tài chính nhưng đoàn kiểm tra không đủ khả năng kết luận về chuyên môn, kỹ thuật đó thì Trưởng đoàn kiểm tra báo cáo người ra quyết định kiểm tra, quyết định trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định thực hiện theo quy định của pháp luật.
2.7. Hoàn thiện số liệu, chứng cứ
Sau khi làm rõ nguyên nhân đúng, sai, tiến hành rà soát, hoàn thiện hồ sơ chứng cứ, thu thập bổ sung tài liệu, chứng cứ và ký kết với đối tượng kiểm tra các biên bản làm việc hoặc bản xác nhận số liệu còn thiếu.
2.8. Một số vấn đề yêu cần chú ý khi tác nghiệp kiểm tra
2.8.1. Kiểm tra việc xây dựng quý chế chi tiêu nội bộ, quy chế phân phối tài chính; các văn bản liên quan đến quản lý, sự dụng tài chính, tài sản; việc thực hiện việc công khai tài chính công đoàn.
Yêu cầu đối tượng kiểm tra cung cấp quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế phân phối tài chính, quy chế quản lý sử dụng tài chính, tài sản và các tài liệu có liên quan : xem xét đối chiếu căn cứ, cơ sở pháp lý, thời gian, quy định, thủ tục, thẩm quyền bàn hành, các nội dung cụ thể…
2.8.2. Kiểm tra việc lập, giao dự toán
a) Kiểm tra việc lập dự toan thu
- Nguồn thu của Công đoan cơ sở, Công đoàn cấp trên cơ sở: thu kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn, nguồn ngân sách, nguồn thu khác…
Nguồn thu kinh phí, đoan phí khi kiểm tra căn cứ vào số lao động, số đoàn viên, tổng quỹ tiền lương, số liệu quyết toán của năm trước,các yếu tố tác động đến các chỉ tiêu xây dựng dự toán của đơn vị để kiểm tra việc xây dựng kế hoạch thhu chi NSCĐ hàng năm. So sánh với số thực hiện của năm trước và số thực hiện củ năm kiểm tra.
- Xác định nguyên nhân chện lệch theo từng nguồn thu cụ thể.
b) Kiểm tra việc lập, giao dự toán chi
Căn cứ số liệu thực chi của năm trước, dự toán đơn vị lập và dự toán được giao năm kiểm tra; xác định số tăng giảm của dự toán do đơn vị lập với số thực chi quết toán năm trước để đánh giá, xác định số dự toán đơn vị lập và sự toán được cấp trên giao đúng hay không đúng, đánh giá nguyên nhân.
c) Đánh giá tổng quát về việc duyệt, giao dự toán và thực hiện dự toán
- Xác định đơn vị đã lập dự toán, quyết toán trong năm kiểm tra.
– Đánh giá số liệu về thu, chi dự toán cho đơn vị lập và số liệu cấp trên duyệt dự toán.
– So sánh, đối chiếu số liệu quyết toán của các đơn vị với số liệu tổng hợp quyết toán của cấp trên, xác định số chênh lệch, nguyên nhân.
2.8.3. Kiểm tra việc thực hiện thu NSCĐ
a. Kiểm tra thu kinh phí: Theo Luật Công đoàn mới được ban hành, kimh phí Công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
b. Kiểm tra thu đoàn phí: do đoàn viên đóng góp hàng tháng theo quy định của Điều lệ Công đoàn ViệtNam.
c. Kiểm tra thu do ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ
d. Kiểm tra nguồn thu khác: thu từ hoạt động văn hóa, thể thao; thu từ hoạt động kinh tế của Công đoàn; từ đề án, dự án do nhà nước giao, từ viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Căn cứ vào các quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn để xem xét, đối chiếu số liệu phải thu, số thực thu, số thu còn thiếu; xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan về từng nguồn cụ thể.
2.8.4. Kiểm tra việc chi NSCĐ
Công đoàn thực hiện việc quản lý sử dụng tài chính công đoàn theo quy định của pháp luật và quy định của Tổng Liên đoàn Lao động ViệtNam. Tài chính công đoàn được sử dụng cho hoạt động nhằm thực hiện quyền và trách nhiệm của công đoàn; duy trì hoạt động của hệ thống công đoàn, bao gồm các khoản chi:
a. Các khoản chi lương, phụ cấp và các khoản trích nộp theo lương
b. Chi quản lý hành chính
c. Chi hoạt động phong trào
d. Chi huấn luyện, đào tạo
e. Chi đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ
g. Chi khen thưởng
h. Chi thăm hỏi trợ cấp cán bộ, đoàn viên
i. Chi khác…
Lựa chọn một số nội dung và thực hiện kiểm tra: Xác định chênh lệch giữa thực hiện với kinh phí giao trong dự toan. Đối chiếu giữa quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn với chúng từ thanh quyết toán để xác định các khoản chi đúng, chi sai không đúng với thực tế, xử lý sai phạm…
2.8.5. Kiểm tra việc trích lập và sử dungh các quỹ (quỹ do công đoàn quản lý hoặc tham gia quản lý)
a) Quỹ xã hội từ thiện
b) Quỹ cơ quan, quỹ khen thưởng, phúc lợi.
c) Các quỹ khác
Yêu cầu đối tượng kiểm tra cung cấp quy chế quản lý, sử dụng các quỹ, quyết định thành lập, nguyên tắc hoạt động, nội dung chi tiêu cụ thể, báo cáo kết quả hàng năm, công khai, minh bạch các khoản thu, chi quỹ…khi kiểm tra cần xem xét đối chiếu với quy định của Nhà nước và Tổng Liên đoàn. Đánh giá tính nguyên tắc, mục đích, hiệu quả trong quản lý và sử dụng quỹ.
2.8.6. Kiểm tra việc sử dụng nguồn ngân sách tích lũy
– Kiểm tra đơn vị sử dụng nguồn ngân sách tích lũy để đầu tư dài hạn, ngắn hạn: thủ tục, hồ sơ gửi tiền có kỳ hạn tại các ngân hàng, góp vốn thành lập công ty liên doanh, mua cổ phần… Đối chiếu số dư tiền gửi theo hợp đồng, biên bản xác nhận của ngân hàng với số dự trên sổ chi tiết, sổ tổng hợp tiền gửi, bảng cân đối kế toán.
– Kiểm tra, tổng hợp số liệu thu, chi theo từng nội dung sử dụng trong kỳ kiểm tra. Kiểm tra hồ sơ đề án đầu tư, công khai hoạt động đầu tư; việc hạch toán, báo cáo quyết toán các hoạt động đầu tư tài chính, hiệu quả của việc sử dụng nguồn ngân sách tích lũy…
2.8.7. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản cố định
Tập hợp các chứng từ, báo cáo tăng, giảm, sổ kế toán theo dõi tài sản cố định, theo dõi khấu hao, bảng tính khấu hao, báo cáo kiểm kê, biên bản thanh lý… để kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng tài sản (giao, nhận, bảo quản, sửa chữa, theo dõi, hạch toán kế toán…); tính đầy đủ, hợp pháp các hồ sơ, tài liệu về quản lý sử dụng tài sản cố định. Khi kiểm tra cần lưu ý phải đối chiếu số liệu trên các sổ chi tiết với số liệu trên sổ tổng họp và số du của các tài khoản trên bảng cân đối kế toán.
2.8.8. Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả
Kiểm tra đối chiếu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ trên sổ kế toán chi tiết tài khoản phải thu, phỉa trả so với báo cáo kế toán tổng hợp. Đánh giá việc quản lý công nợ phải thu, phải trả: theo dõi, đôn đốc, đối chiếu xác nhận hàng năm, khả năng thu hồi, nợ đọng, thất thoát…
2.8.9. Kiểm tra quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, kho bạc
– Kiểm tra quỹ tiền mặt
+ Chốt số phiếu thu, phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm tra quỹ tiền mặt.
+ Đối chiếu số dư giữ sổ nhật ký quỹ với sổ chi tiết, sổ kế toán quỹ tiền mặt với số kiểm kê thực tế tại quỹ; xác định chênh lệch thừa thiếu, nguyên nhân.
+ Kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
+ Đối chiếu số dư giữa sổ nhật ký quỹ với sổ chi tiết, sổ kế toán quỹ tiền mặt với số kiểm kê thực tế tại quỹ; xác định chênh lệch thừa thiếu, nguyên nhân.
+ Kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
+ Biên bản thực hiện kiểm kê quỹ của đơn vị theo định kỳ.
- Kiểm tra tiền gửi ngân hàng, kho bạc
+ Kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh: thu, chi qua ngân hàng
+ Kiểm tra số liệu vào sổ theo giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, với báo cáo quyết toán.
+ Đối chiếu, xác nhận số phát sinh, số dư tiền gửi của ngân hàng, kho bạc cuối tháng, quý, năm.
Lưu ý: khi kiểm tra cần đốic hiếu số liệu thu, chi giữa tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị.
2.8.10. Kiểm tra kinh phí dự án đầu tư xây dựng cơ bản
- Kiểm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục, thẩm quyền xây dựng dự án về đầu tư xây dựng cơ bản.
– Kiểm tra hình thức lựa chọn nhà thầu xác định giá gói thầu, giá trúng thầu, chỉ định thầu: rà soát thủ tục, căn cứ, thẩm quyền phê duyệt dự án…
– Kiểm tra việc chấp hành pháp luật, chế độ quản lý đầu tư xây dựng; báo cáo kiểm toán; báo cáo quyết toán nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; báo cáo cơ quan quản lý cấp trên.
– Kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán tài chính về đầu tư xây dựng cơ bản.
2.8.11. Kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán
a) Chứng từ kế toán
Theo quy định, mọi nghiệp vụ tài chính phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ, sổ sách; mọi hoạt động tài chính phát sinh để ngoài sổ sách đều được coi là trái pháp luật.
Khi kiểm tra về chứng từ kế toán, cần nắm được các yêu cầu của một chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc xác định được mức độ đúng sai của sự việc.
- Yêu cầu chung của chứng từ kế toán:
+ Phải lập ngay thời điểm phát dinh nghiệp vụ tài chính
+ Đúng mẫu của Bộ Tài chính
+ Đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ
+ Được pháp luật cho phép
+ Đủ chữ ký, dấu và địa chỉ rõ ràng
+ Phải là chứng từ gốc và chỉ lập 1 lần
+ Đảm bảo đầy đủ các yếu tố tiêu thức cảu chứng từ như tên gọi; ngày, tháng, năm lập chứng từ; số hiệu, tên gọi, địa chỉ nơi lập; tên, địa chỉ đơn vị nơi nhận; nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh; số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hóa, vật tư; chữ ký của các bên, kế toán, thủ trưởng, dấu.
b) Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được coi là bảng tổng hợp các số liệu kế toán theo các chỉ tiêu có sẵn, nó phản ánh tình hình nhận và sử dụng tài chính của đơn vị trong một giai nhất định (thường là theo tháng, quý, năm).
- Một số báo cáo tài chính cần có:
+ Bảng cân đối tài khoản;
+ Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đó sử dụng;
+ Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán;
+ Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định;
Các khoản công nợ, quỹ;
+ Thuyết minh báo cáo tài chính;
+ Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu (nếu có)…
- Yêu cầu về báo cáo tài chính: Số liệu phải rõ ràng, phản ánh đầy đủ, trung thực về tình hình nhận và sử dụng tài chính của cơ quan, đơn vị.
c) Sổ sách, kế hoạch
Mỗi đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất. Sổ kế toán được ghi chép dựa trên những số liệu của chứng từ kế toán.
- Việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu các số liệu sau khi cộng sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo yêu cầu sau:
+ Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư của tài khoản đó trên sổ kế toán tổng hợp.
+ Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp dúng được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
d) Phương thức kiểm tra, đối chiếu hồ sơ kế toán
Để việc kiểm tra đạt kết quả tốt chúng ta cần có phương pháp kiểm tra hợp lý. Tủy thuộc vào mục đích yêu cầu của việc kiểm tra và đối với từng loại hồ sơ, tài liệu khác nhau mà ta áp dụng những phương pháp thích hợp để đạt hiệu quả:
- Kiểm tra từ tổng hợp đến chi tiết.
- Phương pháp thẩm tra qua các chứng từ giữa các số liệu
+ Đối chiếu sổ sách với chứng từ
+ Đối chiếu giữa các chứng từ có liên quan với nhau
+ Đối chiếu các số liệu báo cáo năm với báo cáo quý, báo cáo năm trước
+ So sánh giữa các nội dung tài chính có liên quan trong cá báo cáo tài chính khác nhau.
+ Đối chiếu báo cáo tài chính với sổ sách kế toán
+ Đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết…
e) Một số sai phạm thường có trong hoạt động tài chính
- Báo cáo tài chính không trung thực, đầy đủ, chính xác
- Giả mạo hóa đơn chứng từ trong thanh quyết toán
- Lập dự toán không sát với thực tế sử dụng ngân sách của đơn vị, dẫn đến tình trạng có khoản mục không sử dụng hoặc không sử dụng hết, có khoản mục chi vượt sự toán
- Không lập dự toán bổ sung cho các khoản phát sinh, tự động chuyển các khoản mục chi mà không được cấp trên cho phép
- Chi không đúng dự toán được duyệt
- Lẩn khoản
- Để tiền ngoài sổ sách để trục lợi
- Khai khống khối lượng hay giá trị hàng hóa để hưởng chênh lệch
- Hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, không hợp lệ theo quy định
- Chi không đúng chế độ
- Rút tiền khỏi quỹ để sử dụng vào mục đích khác không đúng quy định
- Không có hóa đơn, chứng từ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế đó phát sinh
- Hóa đơn, chứng từ không có đủ chữ ký và dấu của người có trách nhiệm
- Cộng, trừ, nhân, chia sai số học
- Chi khống
- Làm hóa đơn, chứng từ giả trong thanh toán…
2.9. Gia hạn kiểm tra
Trường hợp cấn thiết phải tăng thêm thời hạn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra báo cáo người ra quyết định kiểm tra quyết định gia hạn và chỉ tiến hành khi quyết định được ban hành.
2.10. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong quá trình kiểm tra
2.10.1. Báo cáo của Thành viên đoàn kiểm tra
Trong quá trình kiểm tra, các thành viên của đoàn có trách nhhiệm thường xuyên báo cáo Trưởng đoàn về tình hình, kết quả công việc được phân công và những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo.
2.10.2. Báoc cáo của Trưởng đoàn kiểm tra
Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm báo cáo tình hình, kết quả kiểm tra cho người ra quyết định kiểm tra; những thuận lợi, khó khăn, những nơi đã và đang làm việc, nội dung kiểm tra, kết quả kiểm tra, những vẫn đề cần phải xin ý kiến chỉ đạo và kế hoạch tiếp theo.
– Trường hợp phát sinh những vấn đề khó khăn, vương mắc vượt khả năng và thẩm quyền, thì trưởng đoàn có trách nhiệm báo cáo kịp thời người ra quyết định và thủ trưởng cơ quan kiểm tra cùng cấp xin ý kiến chỉ đạo.
III. KẾT THÚC KIỂM TRA
1. Thực hiện thời hạn kiểm tra
Trưởng đoàn kiểm tra tổ chức kiểm tra đảm bảo kết thúc kiêm tra tại đơn vị theo đúng thời hạn quy định trong quyết định kiểm tra và quyết định gia hạn (nếu có).
2. Dự thảo kết luận kiểm tra
Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại đơn vị, Trưởng đoàn kiểm tra phải có dự thảo kết luận kiểm tra.
Trong quá trình dự thảo kết luận kiểm tra, nếu có những vấn đề còn vướng mắc phải xử lý, Trưởng đoàn chủ động trao đổi, tham khảo ý kiến của các cơ quan có liên quan để đảm bảo cho việc kết luận được chính xác, khách quan.
Dự thảo kết luận kiểm tra phản ánh đầy đủ kết quả những nội dung công việc đã kiểm tra; những nội dung chưa tiến hành hoặc tiến hành ngoài quyết định theo kế hoạch kiểm tra được duyệt, nguyên nhân; những ý kiến không thống nhất của đối tượng kiểm tra; những đề xuất về chính sách, chế độ. Mỗi nội dung kết luận phải nêu rõ sự việc, căn cứ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, hình thức xử lý, thời hạn chấp hành.
Dự thảo kết luận kiểm tra phải có đầy đủ ý kiến tham gia của các thành viên trong đoàn kiểm tra. Ý kiến tham gia phải khẳng định có đồng ý hay không đồng ý với dự thảo kết luận của Trưởng đoàn về nội dung công việc của bản thân mình trực tiếp làm và các nội dung do người khác thực hiện; trưởng hợp không đồng ý phải nêu rõ nguyên nhân, chứng lý.
3. Kết luận và lưu hành kết luận kiểm tra
Tổ chức cuộc họp công bố dự thảo kết luận kiểm tra với Ban Thường vụ (đối tượng được kiểm tra) công đoàn nơi được kiểm tra. Cuộc họp cần lập biên bản ghi rõ thành phần tham dự và ghi các ý kiến phát biểu của đơn vị được kiểm tra về kết luận kiểm tra. Buổi họp công bố dự thảo kết luận kiểm tra phải lập biên bản ghi ý kiến hai bên.
Sau cuộc họp công bố dự thảo kết luận, xem xét giao trình, chậm nhất là 15 ngày phải hoàn tất kết luận chính thức, Chủ nhiệm Ủy ban kiểm tra hoặc Trưởng đoàn kiểm tra ký và đóng dấu. Văn bản được gửi cho đơn vị được kiểm tra, Ủy ban Kiểm tra công đoàn cấp trên, lưu văn phòng Ủy ban kiểm tra.
Kết luận kiểm tra là văn bản pháp lý có hiệu lực từ ngày ban hành, đơn vị được kiểm tra có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiến nghị của Đoàn kiểm tra đã nêu trong kết luận.
Nêu đơn vị được kiểm tra và Đoàn kiểm tra không thống nhất như kết luận, thì đơn vị được kiểm tra đó có quyền giải trình gửi kèm kết luận báo cáo Ban chấp hành công đoàn cùng cấp và gửi Ủy ban kiểm tra công đoàn cấp trên giải quyết.
Sau khi kế thúc cuộc kiểm tra Đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ về cuộc kiểm tra theo quy định của tổ chức công đoàn.
4. Họp rút kinh nghiệm đoàn kiẻm tra
Trường đoàn có trách nhiệm triệu tập các thành viên trong đoàn họp rút kinh nghiệm, đánh giá những ưu, nhược điểm trong quá trình điều hành, quá trình kiểm tra của trừng người, rút ra những bài học kinh nghiệm, kiến nghị khen thưởng người làm tốt và xử lý những cán bộ có sai phạm.
5. Kiểm tra việc thực hiện kết luận kiểm tra
Sau khi kết luận kiểm tra, người được giao nhiệm vụ xử lý sau kiểm tra co trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đối tượng thực hiện kết luận kiểm tra, những nội dung đơn vị đã thực hiện, những nội dung chưa thực hiện, báo cáo thực hiện kiếm nghị đúng thời hạn quy định. Đến hết thời hạn mà đối trượng kiểm tra chưa có báo cáo hoặc có báo cáo nhưng thực hiện chưa đầy đủ kiến nghị, chưa gửi hồ sơ chứng từ, tai liệu chứng minh kèm theo, người được giao nhiệm vụ xử lý sau kiểm tra làm văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.